ChatGPT 修改文章，先保留事实

先决定是润色还是修改内容

一段文字不顺，可能是句子过长，也可能是信息顺序不适合读者。先判断自己要改哪一种。只想让通知清楚，就不要要求“深度优化整体方案”，因为这容易把事实修改也包含进去。原稿里的口语可以换成书面语，但会议是否需要签到、谁必须参加，属于内容决定，应由写通知的人确认。

另存一份原文，标记人名、时间、金额和引用。这些字段应逐项检查，不能只凭改写后的文字是否流畅判断质量。

找出通知里不能变化的事实

教学材料：“周五下午三点在二楼会议室开会，各部门带本周进度，预计半小时。”目标是改成简洁通知，而不是补写完整会议方案。

以本文通知为例，需要保留周五下午三点、二楼会议室、携带本周进度和预计半小时。这里“预计”也有含义：它不是保证会议一定在三点半结束。如果改写成“会议于三点半结束”，就把估计写成了确定安排。核对事实不只是检查数字相同，还要检查数字前面的限定语是否保留。

按发送场景说明改写要求

发给熟悉情况的同事，通常不用一大段背景。如果发给第一次参会的新人，可能需要说明进入会议室的路线，但原文没有路线，就应把它列为待补充，不让 ChatGPT 猜测。你可以先注明“只整理已知信息，缺失项另列”。这样得到的正文与待确认问题分开，发送时不会混入编辑备注。

请把以下文字改成简洁的内部会议通知。保留时间、地点、携带材料和预计时长，不增加参会要求或负责人。输出一段正文，再列出你修改的表达。原文：周五下午三点在二楼会议室开会，各部门带本周进度，预计半小时。

对照原文，检查修改差异

检查“周五”有没有变成具体日期，“半小时”有没有被省略，是否新增签到或提前到场的要求。出现新事实时，回到原文逐句对照。

要求它列出修改处，是为了节省你寻找差异的时间，不能把修改说明当作无误证明。可以把原句与改句并排摆放，找出时间、地点、材料、时长四项。遇到“各部门带本周进度”被写成“每个人提交工作报告”，就需要退回修改，因为部门材料与个人提交不是同一个要求。

删掉空话，先试改一段

改写后的开头若出现“为进一步提升沟通效率，充分推动协同发展”，先问这句话有没有带来通知所需的新信息。没有的话，直接删掉，用会议安排开头即可。自然表达不是随意添加口语，而是把读者需要的信息放在容易找到的位置。对内部通知来说，准确的时间与准备事项往往比漂亮的开场更重要。

如果原稿有几千字，不妨选一段代表性内容试改，确认它对语气和修改范围的理解。你希望保留原作者的词汇，就给出几处不要替换的表达。确认这段后，再逐段修改，最后检查段落之间的承接。整篇一次重写虽然省去分段输入，却可能让你很难找出观点、证据和结论究竟在哪一步变了。

引用与术语为什么要单独检查

原文有引号时，先确认它是原话还是强调。如果是真实引用，不应把其中的表达当成普通句子随意润色。行业术语也可能有固定含义，替换成近义词后并不一定准确。可以要求引用保持原样，术语的建议替换另列，由你决定是否采用。对作者已有立场，不要为了让文章圆滑而擅自增加相反结论。

发出去之前完整读一遍

把确认后的通知完整读一遍，检查是否还残留“以下是修改版本”等对话说明。再确认收件人是否能直接看出什么时候到、去哪里、带什么。若有待补充字段，先问负责人员，再更新正文。文章修改可以交给工具协助，但发布是一项具体动作，最终稿需要由发送者确认，不能因为已经改了三轮就跳过这一步。

适合练习通知、说明与一般稿件的表达修改。涉及合同、政策或专业结论的文字，应由相关人员确认后使用。